Op woensdag 5 februari vond de informatieavond plaats voor deelnemende organisaties. In deze e-mail ontvangt u de presentatie die op die avond is gegeven.
Belangrijke punten uit de bijeenkomst
​
Nieuwe bestuurs- en commissieleden gezocht
Om de Avond4Daagse ook in de toekomst te kunnen organiseren, hebben we dringend nieuwe bestuurs- en commissieleden nodig. Zonder extra hulp kan dit mogelijk de laatste editie zijn. Wilt u bijdragen? Meld u dan aan!
​
Inschrijving en groepssamenstelling
-
Groepen worden op het veld verwacht zoals ze zijn ingeschreven.
-
Een groep bestaat uit minimaal 10 en maximaal 30 personen.
-
Per groep moeten minstens twee begeleiders van 18 jaar of ouder aanwezig zijn.
-
Begeleiders mogen ook meelopen voor een medaille en moeten dan als deelnemer worden ingeschreven.
-
Wij wijzen per groep een borstnummer toe en verwachten dat de groepen zich hieraan houden.
-
Wij verzoeken u om groepen efficiënt te vullen, bijvoorbeeld liever twee groepen van 20 dan vier van 10.
-
De organisatie behoudt zich het recht voor om groepen samen te voegen.
Regels rondom wisselen van deelnemers
-
Wisselen binnen groepen is niet toegestaan.
-
Oudere kinderen die wegens omstandigheden slechts één avond meelopen, kunnen zich inschrijven als individuele wandelaar en mogen aansluiten bij een groep van leeftijdsgenoten, zolang de groep niet groter wordt dan 30 personen.
-
Ook kinderen die te laat worden opgegeven en daardoor de inschrijving van de school gemist hebben, kunnen worden ingeschreven als individuele wandelaar. Zij mogen met de groep meelopen, mits deze niet groter wordt dan 30 personen.
Borstnummers en groepsadministratie
-
Elke groep moet zelf een lijst bijhouden welke personen meelopen per borstnummer.
-
Iedereen met een borstnummer moet deze lijst bij zich hebben en op verzoek direct aan de organisatie kunnen overhandigen. Dit is belangrijk bij calamiteiten: zo weten we welke personen er wel of niet zijn.
-
Groepen moeten in de juiste volgorde blijven lopen, begeleiders houden hier toezicht op. Ook dit is belangrijk bij calamiteiten.
Waarom borstnummers belangrijk zijn
-
Op de laatste avond worden groepen op basis van inschrijving samengevoegd. Onverwachte wijzigingen kunnen tot fouten leiden, zoals een school die niet als groep de intocht kan lopen.
-
Bij een calamiteit wordt de stoet stilgezet bij een borstnummer. Kinderen die voor het nummer uitlopen, kunnen hierdoor kwijtraken.
Wij rekenen op uw medewerking om de Avond4Daagse soepel en veilig te laten verlopen. Heeft u vragen? Neem dan contact met ons op.